بهترین و قدرتمندترین ابزار برنامه‌ریزی و مدیریت زمان، تهیه‌ی لیست از کارهای روزانه است. اگر هرروز لیستی از کارهای خود داشته باشید و آن را به‌درستی اولویت‌بندی کنید و طبق آن به کارهایتان بپردازید، می‌توانید زمانتان را به‌خوبی مدیریت کنید.

اهمیت برنامه‌ریزی و مدیریت زمان

باارزش‌ترین دارایی هر انسانی «مغز و زمان» او است. داشتن برنامه‌ریزی برای فعالیت‌ها و انجام کارهای مهم، برای رسیدن به موفقیت بسیار ضروری است و باعث می‌شود سریع‌تر پیشرفت کنید. اگر به‌صورت مؤثر مدیریت زمان داشته باشید، دیگر برای انجام کارهای مهم خود وقت کم نخواهید آورد. ساده‌ترین ابزار مدیریت زمان «قلم و کاغذ» است!

تمام افراد موفق برای کارهای خود لیستی تهیه می‌کنند و بر اساس آن عمل می‌کنند. برنامه‌ریزی دارای بازده ۱۰۰۰ درصدی می‌باشد. طبق نظر متخصصین مدیریت زمان، تهیه‌ی لیست از کارهای روزانه حدود ۱۲ دقیقه طول می‌کشد، اما باعث صرفه‌جویی ۱۰ برابری در وقت می‌شود و بهره‌وری شما را به‌اندازه‌ی ۱۲۰ دقیقه افزایش خواهد داد؛ این یعنی دو ساعت وقت اضافه در روز!

«شاید برای انجام تمام کارها وقت لازم را نداشته باشید، اما برای انجام مهم‌ترین کارها
همیشه زمان کافی وجود دارد. پس فقط به کارهای مهم بپردازید.»

روش «الف.ب.پ.ت.ث»

ابتدا یک دفترچه‌ی کوچک برای برنامه‌ریزی کارهای خود تهیه کنید. بهترین زمان برای تهیه‌ی لیست کارها شب قبل است. بهتر است هر شب قبل از اینکه بخوابید، چند دقیقه وقت بگذارید و کارهای فردا را در دفترچه‌ی خود بنویسید. با این روش دیگر نگران فراموش کردن کارهای خود نخواهید بود و می‌توانید راحت‌تر بخوابید.

لیست کارهای یک روز خود را بنویسید. این لیست می‌تواند شامل تمام فعالیت‌های شما ازجمله کارهای مربوط به شغلتان، کارهای شخصی، امور منزل، قرار ملاقات، کارهای لازم برای رسیدن به اهدافتان، تفریحات شما، فعالیت‌های جانبی و… باشد.

حالا باید کارهای خود را اولویت‌بندی کنید. یکی از بهترین و مفیدترین روش‌های سازمان‌دهی و اولویت‌بندی لیست کارها «روش الف.ب.پ.ت.ث» می‌باشد. شما باید در کنار هر کار، یکی از حروف «الف» تا «ث» را قرار دهید. اگر از یک نوع کار بیش از یک مورد وجود دارد، می‌توانید آن‌ها را شماره‌گذاری کنید و از «الف-۱»، «الف-۲» و… استفاده نمایید. در ادامه به توضیح این روش می‌پردازم.

کارهای «الف»

مورد «الف» کار بسیار مهمی است که حتماً باید آن را انجام دهید. انجام دادن این کار عواقب جدی و مثبت و انجام ندادن آن عواقب جدی و منفی در پی خواهد داشت. پرداختن به کارهای الف اصلی‌ترین فعالیت شما است و موفقیت شما را تضمین می‌کند.

مثال: انجام کار مهمی که رئیستان از شما خواسته است، شرکت در یک آزمون مهم، یک ساعت آموزش زبان انگلیسی، انجام تعهدی که قبلاً قولش را داده‌اید، ثبت‌نام در یک دوره‌ی آموزشی و…

کارهای «ب»

مورد «ب» کار تقریباً مهمی است که باید انجام شود، اما اهمیت آن به‌اندازه‌ی کار الف نیست. انجام دادن یا ندادن این کار عواقب کمتری نسبت به کار الف دارد. بعد از رسیدن به کارهای الف، مهم‌ترین کاری که باید انجام دهید، پرداختن به کارهای ب است.

مثال: حضور در جلسه‌ی شرکت، رفتن به کلاس موسیقی، ملاقات با یک دوست قدیمی، پیک‌نیک با خانواده و…

کارهای «پ»

مورد «پ» کار غیر مهمی است که تقریباً هیچ عواقبی ندارد و تأثیر مثبت یا منفی در آینده‌ی شما نخواهد داشت. پرداختن به این کارها معمولاً لذت‌بخش است و شما را راضی می‌کند، اما انجام دادن یا ندادن آن هیچ تغییری در وضعیت شما ایجاد نخواهد کرد.

مثال: خواندن روزنامه، تلفن‌های غیرضروری، گفتگو با همکاران، چک کردن ایمیل، خوردن چای و…

بیشتر کارهای پ کم‌ارزش هستند، وقت شما را تلف می‌کنند و اصلاً به نفع شما نخواهند بود. اگر بیش‌ازحد به انجام این کارها بپردازید، در درازمدت به‌شدت وضعیت زندگی و کاری شما به خطر خواهد افتاد. شاید در هنگام انجام آن کار لذت ببرید و ظاهراً عاقبت بدی در آن لحظه نداشته باشد، اما با زیاده‌روی در آن آینده‌ی خوبی در انتظار شما نخواهد بود!

کارهای «ت»

مورد «ت» کاری است که می‌توانید آن را به شخص دیگری واگذار نمایید. تلاش کنید تا هر کاری را که می‌توانید، به دیگران واگذار کنید تا خودتان وقت آزاد بیشتری داشته باشید.

مثال: تایپ نامه‌ی اداری، جوابگویی به تلفن‌ها، جمع‌آوری نرم‌افزارهای موردنیاز، پرداخت قبوض، خرید برای منزل و…

کارهای «ث»

مورد «ث» کاری است که باید آن را کاملاً حذف کنید. شما تنها در صورتی می‌توانید کنترل زمانتان را در دست بگیرید که انجام کارهای کم‌ارزش را متوقف کنید. کارهای زیادی از این دسته معمولاً برحسب عادت انجام می‌شوند و با کمی تفکر و مقاومت می‌توانید آن‌ها را حذف نمایید. اگر کاری تقریباً هیچ تأثیر مثبتی در وضعیت شما ندارد، بهتر است دیگر آن را انجام ندهید.

مثال: گشتن بی‌مورد در اینترنت، بازی با موبایل و کامپیوتر، پیگیری اخبار غیرضروری، دنبال کردن سریال‌های تلویزیون و…

 
نکته: با واگذاری کارهای «ت» و حذف کارهای «ث»، وقت زیادی برای شما آزاد می‌شود تا بتوانید بهتر و بیشتر به کارهای الف و مهم خود برسید و موفقیت خودتان را رقم بزنید.

روش انجام کارهای روزانه

پس از نوشتن لیست فعالیت‌ها و اولویت‌بندی آن‌ها، نوبت به اجرای برنامه‌ریزی و انجام کارها می‌رسد. روش کار این است که تا وقتی کارهای «الف» تمام نشده است، نباید سراغ کارهای «ب» بروید و فقط زمانی می‌توانید به کارهای «پ» بپردازید که کارهای «ب» تمام شده باشند.

اگر چند کار از هر نوع دارید، ابتدا کارهای «الف-۱» را انجام بدهید و سپس «الف-۲» و… . تمرکز اصلی شما باید روی کارهای الف باشد و بیشترین انرژی خود را صرف آن کنید. انجام کارها طبق این دستورالعمل بسیار مهم است و نباید اولویت‌ها را نادیده بگیرید.

صبح بعد از بیدار شدن از خواب، یک بار دیگر نگاهی به لیست کارهای امروزتان بیندازید و خودتان را آماده کنید. سعی کنید دفترچه‌ی برنامه‌ریزی خود را همیشه همراهتان داشته باشید. هرگز کاری را که در لیست ننوشته‌اید، انجام ندهید! اگر کار جدیدی برایتان پیش آمد، ابتدا آن را به لیست اضافه کنید و اولویتی برایش تعیین نمایید و طبق اولویت به انجام آن بپردازید. پس‌ازاینکه چندین روز به روش «الف.ب.پ.ت.ث» برنامه‌ریزی کنید، انگیزه می‌گیرید و سرعت بیشتری پیدا می‌کنید.

 
نتیجه‌گیری: نوشتن و اولویت‌بندی لیست کارهای روزانه حداکثر ۱۰ تا ۱۵ دقیقه وقت شما را خواهد گرفت. اگر این نوع برنامه‌ریزی را جزء جدایی‌ناپذیر زندگی خود کنید و عادت کنید هرروز آن را انجام دهید، نتایج بسیار خوبی از آن خواهید گرفت و روزبه‌روز موفق‌تر خواهید شد. یاد بگیرید وقت خود را همیشه صرف مهم‌ترین و ارزشمندترین کارها کنید.

 
نویسنده: فردین محمدی
منبع: موفق‌یار

زمان یکی از دو مورد مهم‌ترین دارایی‌های ما و منبعی غیرقابل جایگزین برای موفقیت است. همه‌ی افراد موفق زمانشان را به‌خوبی مدیریت می‌کنند. برای مدیریت زمان عالی تکنیک‌های زیادی وجود دارد که به چند مورد اساسی آن اشاره می‌کنیم.

۱. تک‌کاری

بیشتر مردم هر کاری را کامل انجام نمی‌دهند، حتی شاید تا ۹۵ درصد آن را انجام دهند، اما آن را تکمیل نمی‌کنند. کار را رها می‌کنند و بعداً دوباره به سراغ آن می‌آیند و بنابراین هر کار را چندین بار انجام می‌دهند. این عمل باعث اتلاف شدید زمان و انرژی می‌شود و اغلب باعث می‌شود که شخص از انجام یک کار مهم خسته شود و آن را کنار بگذارد!

تک‌کاری یعنی وقتی کاری را شروع می‌کنید، تا اتمام ۱۰۰ درصد آن، به آن کار ادامه دهید و تا زمانی که آن را تکمیل نکرده‌اید، دست از کار نکشید. این رفتار باعث می‌شود که از عهده‌ی انجام کارهای مهم برآیید و در زمان و انرژی خود صرفه‌جویی کنید.

طبق تحقیقات، هر بار که کاری را رها می‌کنید و سراغ کار دیگری می‌روید، حرکت و ریتم کار را از دست می‌دهید و مسیر خود را گم می‌کنید! وقتی شما دوباره‌کاری می‌کنید، مجبور می‌شوید کاری را که قبلاً انجام داده‌اید، مرور کنید تا ببینید کار را در چه مرحله‌ای رها کرده‌اید و سپس دوباره شروع کنید.

دوباره‌کاری در مقایسه با تک‌کاری، تا ۵ برابر زمان بیشتری را برای انجام یک کار از شما می‌گیرد! یعنی اگر شما کارهای مهم را از ابتدا شروع کنید و تا پایان ادامه دهید، می‌توانید تا ۸۰ درصد در زمانتان صرفه‌جویی کنید.

۲. پرهیز از چندکاری

چندکاری یعنی انجام چندین کار مختلف به‌صورت همزمان. بعضی از افراد فکر می‌کنند توانایی انجام چند کار همزمان را دارند و اگر چندکاری کنند، کارها را سریع‌تر انجام خواهند داد. مثلاً بعضی منشی‌ها چندکاری می‌کنند؛ آن‌ها همزمان با تلفن صحبت می‌کنند، تایپ می‌کنند، ارباب‌رجوع را راهنمایی می‌کنند، مطلبی یادداشت می‌کنند و…

طبق تحقیقات و مطالعات، چندکاری باعث کاهش شدید دقت، سرعت و بازده، افزایش اشتباه و اتلاف انرژی و زمان می‌شود. مغز ما طوری است که در زمانِ واحد فقط می‌تواند روی یک کار تمرکز کند و آن را به‌خوبی انجام دهد. حتی اگر کار جسمی انجام دهید و فکرتان جای دیگری باشد، تمرکزتان را از دست می‌دهید و نمی‌توانید کار را درست و سریع انجام دهید. پس هیچ‌گاه به چندکاری نپردازید!

۳. تقسیم کردن

در انجام کارهای بزرگ، بهتر است ابتدا آن کار را به بخش‌های کوچکی تقسیم کنید. فیل را چگونه می‌خورند؟! پاسخ، لقمه‌لقمه است! اگر کار خود را به «لقمه‌های کوچک» تقسیم کنید، درنهایت می‌توانید هر کار بزرگ و مهمی را به پایان برسانید.

ابتدا کار بزرگ خود را روی کاغذ به چندین بخش کوچک تقسیم کنید. حالا شروع کنید کار «شماره یک» را انجام دهید. پس از اتمام آن، دومین کار کوچک را نیز انجام دهید و این روند را تا پایان ادامه دهید. با هر قدم جدید، کارها به نظرتان ساده‌تر خواهند شد و این فرآیند ترس شما را از انجام کارهای بزرگ خواهد گرفت.

هنری فورد: «اگر هر هدف بزرگی را به بخش‌های کوچک تقسیم کنید، قابل‌دستیابی خواهد بود.»

۴. حس فوریت

بیشتر افراد موفق دارای حس فوریت هستند. آن‌ها برای انجام هر کاری –مخصوصاً در مسائل مربوط به کسب‌وکار- کار را به‌سرعت انجام می‌دهند. سریع بودن به معنای عجله داشتن نیست، بلکه یعنی کار را بدون هیچ‌گونه اتلاف وقت، با دقت کافی و در زمان کوتاه‌تری انجام دادن. فقط ۲ درصد افراد کارها را به‌سرعت شروع می‌کنند و انجام می‌دهند.

در قرن بیست و یکم، «سرعت» یکی از اصول مهم موفقیت است. اگر به موفق‌ترین افراد و شرکت‌ها توجه کنید، می‌بینید که آن‌ها بسیار سریع هستند. هر کسب‌وکاری که در مقایسه با رقبای خود، وقت کمتری را از مشتری بگیرد، درآمد بیشتری خواهد داشت. به دلیل اهمیت فراوان سرعت است که کلاس‌های تایپ ده انگشتی و تندخوانی و… برگزار می‌شود.

اگر همیشه مهم‌ترین کارها را به‌سرعت آغاز کنید و سریع و درست انجام دهید، فرصت‌های بی‌نظیری کسب خواهید کرد که به موفقیت شما کمک فوق‌العاده‌ای می‌کند.

راز پیشرفت کارمندان

در تحقیقی در آمریکا از ۳۰۰ مدیر ارشد اجرایی پرسیدند که کارمندان باید چه‌کار کنند تا در سریع‌ترین مسیر پیشرفت و موفقیت در کارشان قرار گیرند؟ ۸۵ درصد از مدیران پاسخ یکسانی داشتند. ازنظر آن‌ها دو ویژگی زیر برای پیشرفت کارمندان مهم‌ترین هستند:

۱. توانایی تعیین اولویت‌ها
۲. توانایی آغاز کردن مهم‌ترین کار و انجام سریع و درست آن

 
نویسنده: فردین محمدی
منبع: موفق‌یار