۴ تکنیک مدیریت زمان

زمان یکی از دو مورد مهم‌ترین دارایی‌های ما و منبعی غیرقابل جایگزین برای موفقیت است. همه‌ی افراد موفق زمانشان را به‌خوبی مدیریت می‌کنند. برای مدیریت زمان عالی تکنیک‌های زیادی وجود دارد که به چند مورد اساسی آن اشاره می‌کنیم.

 

۱. تک‌کاری

بیشتر مردم هر کاری را کامل انجام نمی‌دهند، حتی شاید تا ۹۵ درصد آن را انجام دهند، اما آن را تکمیل نمی‌کنند. کار را رها می‌کنند و بعداً دوباره به سراغ آن می‌آیند و بنابراین هر کار را چندین بار انجام می‌دهند. این عمل باعث اتلاف شدید زمان و انرژی می‌شود و اغلب باعث می‌شود که شخص از انجام یک کار مهم خسته شود و آن را کنار بگذارد!

تک‌کاری یعنی وقتی کاری را شروع می‌کنید، تا اتمام ۱۰۰ درصد آن، به آن کار ادامه دهید و تا زمانی که آن را تکمیل نکرده‌اید، دست از کار نکشید. این رفتار باعث می‌شود که از عهده‌ی انجام کارهای مهم برآیید و در زمان و انرژی خود صرفه‌جویی کنید.

طبق تحقیقات، هر بار که کاری را رها می‌کنید و سراغ کار دیگری می‌روید، حرکت و ریتم کار را از دست می‌دهید و مسیر خود را گم می‌کنید! وقتی شما دوباره‌کاری می‌کنید، مجبور می‌شوید کاری را که قبلاً انجام داده‌اید، مرور کنید تا ببینید کار را در چه مرحله‌ای رها کرده‌اید و سپس دوباره شروع کنید.

دوباره‌کاری در مقایسه با تک‌کاری، تا ۵ برابر زمان بیشتری را برای انجام یک کار از شما می‌گیرد! یعنی اگر شما کارهای مهم را از ابتدا شروع کنید و تا پایان ادامه دهید، می‌توانید تا ۸۰ درصد در زمانتان صرفه‌جویی کنید.

 

۲. پرهیز از چندکاری

چندکاری یعنی انجام چندین کار مختلف به‌صورت همزمان. بعضی از افراد فکر می‌کنند توانایی انجام چند کار همزمان را دارند و اگر چندکاری کنند، کارها را سریع‌تر انجام خواهند داد. مثلاً بعضی منشی‌ها چندکاری می‌کنند؛ آن‌ها همزمان با تلفن صحبت می‌کنند، تایپ می‌کنند، ارباب‌رجوع را راهنمایی می‌کنند، مطلبی یادداشت می‌کنند و…

طبق تحقیقات و مطالعات، چندکاری باعث کاهش شدید دقت، سرعت و بازده، افزایش اشتباه و اتلاف انرژی و زمان می‌شود. مغز ما طوری است که در زمانِ واحد فقط می‌تواند روی یک کار تمرکز کند و آن را به‌خوبی انجام دهد. حتی اگر کار جسمی انجام دهید و فکرتان جای دیگری باشد، تمرکزتان را از دست می‌دهید و نمی‌توانید کار را درست و سریع انجام دهید. پس هیچ‌گاه به چندکاری نپردازید!

 

۳. تقسیم کردن

در انجام کارهای بزرگ، بهتر است ابتدا آن کار را به بخش‌های کوچکی تقسیم کنید. فیل را چگونه می‌خورند؟! پاسخ، لقمه‌لقمه است! اگر کار خود را به «لقمه‌های کوچک» تقسیم کنید، درنهایت می‌توانید هر کار بزرگ و مهمی را به پایان برسانید.

ابتدا کار بزرگ خود را روی کاغذ به چندین بخش کوچک تقسیم کنید. حالا شروع کنید کار «شماره یک» را انجام دهید. پس از اتمام آن، دومین کار کوچک را نیز انجام دهید و این روند را تا پایان ادامه دهید. با هر قدم جدید، کارها به نظرتان ساده‌تر خواهند شد و این فرآیند ترس شما را از انجام کارهای بزرگ خواهد گرفت.

هنری فورد: «اگر هر هدف بزرگی را به بخش‌های کوچک تقسیم کنید، قابل‌دستیابی خواهد بود.»

 

۴. حس فوریت

بیشتر افراد موفق دارای حس فوریت هستند. آن‌ها برای انجام هر کاری –مخصوصاً در مسائل مربوط به کسب‌وکار- کار را به‌سرعت انجام می‌دهند. سریع بودن به معنای عجله داشتن نیست، بلکه یعنی کار را بدون هیچ‌گونه اتلاف وقت، با دقت کافی و در زمان کوتاه‌تری انجام دادن. فقط ۲ درصد افراد کارها را به‌سرعت شروع می‌کنند و انجام می‌دهند.

در قرن بیست و یکم، «سرعت» یکی از اصول مهم موفقیت است. اگر به موفق‌ترین افراد و شرکت‌ها توجه کنید، می‌بینید که آن‌ها بسیار سریع هستند. هر کسب‌وکاری که در مقایسه با رقبای خود، وقت کمتری را از مشتری بگیرد، درآمد بیشتری خواهد داشت. به دلیل اهمیت فراوان سرعت است که کلاس‌های تایپ ده انگشتی و تندخوانی و… برگزار می‌شود.

اگر همیشه مهم‌ترین کارها را به‌سرعت آغاز کنید و سریع و درست انجام دهید، فرصت‌های بی‌نظیری کسب خواهید کرد که به موفقیت شما کمک فوق‌العاده‌ای می‌کند.

 

راز پیشرفت کارمندان

در تحقیقی در آمریکا از ۳۰۰ مدیر ارشد اجرایی پرسیدند که کارمندان باید چه‌کار کنند تا در سریع‌ترین مسیر پیشرفت و موفقیت در کارشان قرار گیرند؟ ۸۵ درصد از مدیران پاسخ یکسانی داشتند. ازنظر آن‌ها دو ویژگی زیر برای پیشرفت کارمندان مهم‌ترین هستند:

۱. توانایی تعیین اولویت‌ها
۲. توانایی آغاز کردن مهم‌ترین کار و انجام سریع و درست آن

 
نویسنده: فردین محمدی
منبع: موفق‌یار

 
خبرنامه موفق‌یار
اگر می‌خواهید از جدیدترین مقالات، آموزش‌ها، دانلودهای رایگان و محصولات سایت موفق‌یار در ایمیل خود باخبر شوید و از هدایا و تخفیف‌های ویژه بهره‌مند شوید، همین الان آدرس ایمیل خود را در زیر وارد کنید و عضو خبرنامه موفق‌یار شوید.

 

کانال تلگرام موفق‌یار